fbpx

Drygt tio tips om digitala möten

Drygt tio tips om digitala möten – först postade på LinkedIn våren 2020

Tips 1 – schema

Sätt upp en kalender för dina dagar när alla rutiner ändrats. Välj dina mötestider. Även om det går snabbare att byta från Zoom till Teams än att gå till nästa mötesrum eller kanske åka till en kunds kontor, så värna om mikropauserna och andrum mellan möten.

Men vi kanske är tidigare på jobbet, kan vi ha fler möten vid åtta? Samtidigt så är fler som jobbar hemifrån, där barn kommer hem vid två-tre-fyra och visserligen inte avbryter mötena, men vår mötestid kan ha krympt på eftermiddagen.

Så sätt dina mötestider, men pauser och håll dem. Och chefer, prata i genom det i organisationen och sätt sedan regler och skriv in de i er arbetsmiljöpolicy!

Tips 2 – layout

Välj din layout, jag har skrivit det förr, men ser så många möten där folk inte tänkt efter. Så välj en neutral bakgrund, tipsa den du har möte med hur du har tänkt och varför. Du kanske tänker att du är en liten video i hörnet, eller som min favorit som kollegan demonterar på bilden, a la tv design, men den som pratar tydligt och bilder infällda. Designa efter plattform, men ibland lyckas jag välja plattform efter design och har olika favoriter för föreläsning, 1-1 och workshops, bara fråga nedan om du vill ha tips på hur att välja.

Och så skulle jag vara så glad om vi kunde skippa att låta datorn sätta en annan virituell bakgrund, det är kul, men för mig är det som de animerade markörerna på Windows Xp, kul i en kort stund. Men de distraherar och hur kul det än är att de kan vara animerade så tar de fokus, fokus jag inte har extra av just nu när jag spenderar än mer tid vid min skärm

Tips 3 – kläder

Jag är en stor förespråkare av rutiner och att även när du jobbar hemifrån så klä sig som när man går till jobbet. Men…

Förra veckan så höll jag kurs i flera dagar, som jag brukar tog jag dag tre på mig en mindre strikt skjorta. Lite mönster piggar upp, men över video blev det inte lika bra. Tänk efter på att klä dig för videomöten (om du också har mycket mer sådana). Randigt kan kännas som om det “rör på sig” och vi vill inte ge våra möteskamrater en känsla av åksjuka.

Vitt och svart kan dessutom bli dumt i vissa ljus och mot vissa bakgrunder.

Och så har jag hört flera örhängen mot mikrofoner och även prassel när man tar på ett halssmycke, sjal eller tänker också en slips kan ha samma dilemma. Så undvik det som kan få dig att pilla vid mikrofonen.

Tips 4 – möten

Om du vill göra envägskommunikation via video så konkurrerar du med saker som Ted-talks och professionell tv. Det är utmanande. Och även om jag ser många som skaffar sig en hel uppsättning av verktyg för det, så verkar många missa att man inte är själv när man gör tv. Det finns många fler bakom produktionen än framför kameran i de flesta fall (det här är i alla fall de lärde mig på Universitet i ämnet tv-produktion).

Men att hålla möten digitalt går utmärkt, men håll koll på att engagera alla deltagare också. Jag älskar Adobe Connect som till och med ger mig en mätare som påminner om att se till att deltagarna är aktiva.

Det här är kanske inte nytt för dig, du som jag kan fundera på att det är så i alla möten, och i så fall håller jag med dig. Även när jag föreläst en timme på scen så har jag haft engagemang med. Räknade en gång i tiden ut att min gräns som komiker var sju minuter, hade jag längre tid behövde jag ett publiksnack för att ha publiken med mig. Visserligen blev det längre jag kunde köra utan ju bättre jag blev. Men precis som en timmes möte med en talare är klurigt live i samma rum, är det svårt via video, men ibland kan vi mäta det digitalt!

Tips 5 – analogt-digitalt

Det finns massa digitala verktyg, många är grymt snygga. Men de är inte alltid användarvänliga för publiken.

Precis som jag mixar in digitalt i mina analoga möten ofta med verktyg som menti eller kahoot, så kan jag mixa analoga verktyg i mina digitala möten.

Som min kollega Irja Berntson visade mig, för ett quiz kan man gå över till en annan app (man kan också använda chatten, ljudet eller tusen saker till säkert), men man kan också be alla att svara med hjälp av post-it med 1, X eller 2 på. Kul, alla kameror åker på och många har en lapp kvar på skrivbordet ett par dag som påminnelse om kursen också.

Tips 6 – plattform

Många har frågat mig vilken plattform som är bäst och jag brukar ofta lämna åt beställaren att ta det beslutet.

Men svaret på vilken som är bäst för mig, beror på vad jag vill göra. Nu när många är gratis eller har ”prova på” så prövar jag runt och inser att jag har olika för olika möten. En för fika, eller möten på två pers. Är vi fler än två byter jag till den jag tycker ger bäst vy för flera deltagare. Är jag utbildare så jag en favorit för att ha upp interaktiviteten, men den gillar jag inte lika mycket för passen som är mer föreläsningar. Men där vill jag oftast ha med att folk kan interagera, men vill jag bara sända, ja då är det nästa så jag har en annan för det.

Så mitt tips är att lär dig många och välj efter möte. Även om det ofta blir val efter vad IT har godkänt.

Tips 7 – pauser

Inget nytt, vi har för få pauser i möten. Jag lyssnade på ett föredrag om hur de i skolan i Finland hade insett att barnen behövde röra sig minst en gång i timmen, ändå har vi vuxna ofta mycket längre möten stillasittande än så. Och det blir inte bättre online.

Så minst en gång i timmen så lämnar ni skärmen. Är du rädd för att folk inte kommer tillbaka, så be dem sätta en timer…

Och minst skrev jag, även möten i samma rum så är att inte bryta mönstret under en timme mastigt. Så har fler pauser. Men en paus måste inte vara gå ifrån mötet. Det kan vara en paus för hjärnan. Jag slänger in variationer, från att vi är väldigt aktiva, men byter mönster, med en pratrunda, eller en chattstund, till andnings eller rörelseövningar. Bara pausa, eller snarare bryt mönstret!

Tips 8 – gruppstorlek

När jag varit runt och pratat arbetsglädje har jag gillat att spana in hur man löst fikarummen. Hur man tänkt för att alla ska vara med och kunna prata. Ofta har jag märkt att de bästa platserna för fikat är runda bord, men plats för kanske 5-6 pers max. När man byggt för grupper där alla kan få komma till tal.

Det kan vara samma sak när vi bygger digitala möten. Vi kan inte vara för många om vi ska ha rundor och gruppsamtal. Är vi för många så blir det några som pratar, vi får utmaningar i att få med alla och ge alla plats. Det här är inget nytt, men blir ofta tydligare när vi är digitala. Så välj storlek och titta på om du när ni ska prata i grupp kan bryta ned gruppen i breakouts i lagom storlek.

För dig som undrar vad som är lagom storlek, så vill jag tipsa om Dunbars numbers (5-15-50-150 med lite variationer som jag hittar i olika texter), som egentligen handlar om hur många kontakter man kan ha av vilket slag. De är för mig bra siffror också för att titta på hur många vi kan vara för olika samtal tycker jag.

Tips 9 – teknik

Det duger nog som du har det… Så länge du väljer ett ok ljus och en lagom bullerfri miljö.

Visst kanske det kan kännas mer att du tittar på folk om du har en webbkamera mitt framför din bild (men ironiskt nog inte ser personerna lika bra). En dyr mikrofon är bättre, men det headset som du fick med din mobil är grymt bra (och bättre än den i datorn).

En virtuell bakgrund kan se coolt ut, men en tom vägg är utmärkt val. En ljussättning är grymt att ha, men IKEAs lampor kan vara helt okej, men se lite upp med dagsljus, det är inte konsekvent (speciellt kanske för mig i Göteborg).

Men kan du ta en dator istället för en mobil så är du snäll mot dina ögon och har lite bättre ergonomi 😉

Och så gillar jag mitt höj och sänkbara skrivbord, så jag kommer i en bra höjd och kan stå upp och ha möten, men hemma har jag löst det med en pall istället… Det fungerade utmärkt också

Tips 10 – fokus

Gör som du förhoppningsvis gör i alla möten. Kom i tid. Var förberedd. Koppla bort mobilen eller sätt den på ljudlöst. Ha med en kopp varm dryck om du känner för det, de flesta möten blir trevligare med lite fikakänsla.

Och stäng av allt annat. Så inga fönster eller flikar upp utöver mötet. Jag tänker att du redan hört alla rekommendationer av att inte ha några pling över mail eller annat som kommer kunna störa.

I många möten kör jag också en incheckningsrunda så deltagarna får berätta av sig vad de kanske behöver parkera utanför mötet tankemässigt. Men utifall att mötesledaren inte gör det, så gör jag det själv innan mötet…

Samma sak när det gäller mötesregler, så att jag inte ska behöva i bakhuvudet fundera på saker som:
Varför har vi det här mötet?
Hur länge kommer vi hålla på?
När är fikat?
Så älskar jag att vi skriver upp det innan mötet. Kanske bara så enkelt att vi har en bild innan mötet så vet vi alla vad som gäller.

Bonustips: tejpa en ruta på golvet och stäng av din egen bild

Jag hörde någonstans en efterlysning om att man behövde ett begrepp för den utmattande känsla man kan få av att titta på sin egen bild hela dagen och sin ökade självmedvetenhet.

Och om du känner så är här ett tips för dig. För det första kommer jag inte på någon plattform där jag måste ha kvar bilden på mig själv. Du kan förmodligen dölja den, så att kameran är på, men du slipper se dig själv.

Fast då kanske du gör som jag skulle gjort, oroar dig för att hamna ur bild? Det finns mindre till större lösningar på det. Först så skulle jag ställa in min kamera så att jag minskar risken, inte en jättenärbild räcker för att lösa det. Sedan skulle jag kolla vad jag hade för utrymme. Jag har det ofta löst genom att jag har utrymmet mellan skrivbord och vägg och lika mycket i sidled. Men när jag var inne i grannarnas studio så hade de en matta på golvet och de enkla instruktionerna “håll dig på mattan och du är i bild”. Och vill du inte ha en matta så kan du snabbt med hjälp av lite frystejp tejpa upp din egen studioyta.

Eller så vänjer du dig, för mig tog det bara något år av videomöten innan jag vant mig, är också helt okänslig för att höra min inspelade röst sedan jag sänt radio.

Bonustips 2: make up

Klassiskt så pratar män om webbkameror, mikrofoner och ljussättning. Men nu börjar jag se fler och fler killar som också köpt allt det, men missat hur märkliga de ser ut om de försöker ljussätta som en filmstudio, men inte gör resten.

Och resten jag pratar om är smink. Om du vill ha en ljussättning och för större eller viktiga möten så rekommenderar jag till och med en studio. Ja, då behöver du också göra som man brukar för en studio. Oviss så frågade jag om råd och inser att de var samma som jag en gång i tiden lärde mig när jag pluggade teatersmink. Undvik övergångar och glöm inte puder.

Är det ett måste? Nej, men jag lovar att du kommer se bättre ut med smink och att alla nog kan lära sig lägga det diskret, så att du ser naturlig ut via video. Och fördelen, du slipper det där lilla röda märket som inte syns annat än i när bild, eller att vara mycket glansigare än kollegan (mer troligt en kvinnlig sådan) i bilden bredvid.

Kontakta oss

073 965 98 38
hej@forbattringsverket.se

Innan du lämnar oss!

Låt oss bjuda på våra bästa tips
för att jobba hemifrån!