Skapa trygghet när du leder på distans

Oavsett om du leder på distans eller i rummet, basen i allt ledarskap handlar om att bygga trygghet. Föreställ dig att du leder medarbetare på distans som oroar sig för om deras funktion, om deras plats i organisationen ska tas bort eller ersättas. Det fysiska avståndet gör det inte enklare. Känslan av att inte ingå i gemenskapen och vara utbytbar ökar lätt med avståndet. Dina medarbetare kommer att oroa sig mer än de får saker gjorda. De kommer inte ta några risker och därmed hämma sin kreativitet. Lojaliteten sjunker. Vill du lyckas med att leda på distans, börja då med att säkerställa att alla är trygga med att de får vara kvar.

När man leder på distans blir ramarna viktigare. Gör klart vad som är okej. Gör om dessa medarbetar-frågor till påståenden: När får jag jobba? När får jag vara ledig? Vart vänder jag mig med frågor? Är det något som måste göras på ett speciellt sätt i samband med distansarbete? I Sverige har vi till och med arbetsmiljöregler för det här. Som chef behöver du vara tydligt så att alla medarbetare vet vad som gäller. Berätta också vilken frihet dina medarbetare har, hur mycket man faktiskt får bestämma själv.

Leda på distans med många kanaler

En skicklig kommunikatör vet att det är dennes ansvar att nå ända fram till mottagarens medvetande. Det här är inget speciellt för att leda på distans, men många av de tekniker vi har i personliga möten för att se att folk uppfattat det vi säger faller när vi leder på distans. Det räcker inte med att skriva saker i ett mail. Det kanske räcker för någon, men att det är läst behöver inte innebära att det är uppfattat. Se till att dina budskap sänds på flera olika kanaler. När samma budskap tar flera vägar så ökar chansen dramatiskt att budskapet når fram till alla dina medarbetare, eftersom olika medarbetare har olika preferenser när det gället att ta emot information. Kolla att du har sänt informationen:

• Muntligt
• Skriftligt
• Visuellt 
• I dialog
• Med kroppsspråk och mimik

Och det viktigaste av allt för att nå fram: Avstämning, fråga: Vad har du hört mig säga?

De som brukar bli lyckligast av att någon leder dem på distans brukar vara de som är självgående, skapa förutsättningar för fler att blir självgående och led minimalt. Att lämna utrymme för eget ansvar bygger trygghet! Gör du ditt jobb rätt så kan du koppla av när du leder på distans. Kombinera det med att tydligt signalera att din dörr är öppen. Ha en luftig kalender. Prioritera att kunna ta samtal när det passar dem du leder. Är din kalender packad av möten och varje gång som någon av dina medarbetare har en fråga möts av en klämd och stressad chef, bygger du allt annat än trygghet och dialog.

Inbokad spontanitet

När du leder på distans kan du behöva planera för det spontana. Boka in tid för spontana samtal och videomöten. Hälsa på oannonserat. Hälsa på med bra nyheter. På så sätt bygger du en kultur där det är okej att du har koll, utan att det upplevas som att du övervakar.

Uppmuntra nätverk när du leder på distans. Låt de du leder söka råd och hjälp av varandra. Bästa verktyget är att inte låta dem tävla mot varandra. Undvik att lyfta några stjärnor, utan lyft gruppen! Ge uppskattning och positiv feedback! Uppmuntra det som är bra, hellre än att kritisera det som görs fel. Gör dina medarbetare fel så kan det ofta spåras till att du missat något i din kommunikation. Ta det som din hemläxa.

Anpassa din feedback till mottagaren. En del vill ha rakare feedback, andra mjukare och mer inlindad. Någon uppskattar när feedbacken serveras teoretiskt, medan andra når du bäst med att låta känslor färga feedbacken. Om du ger feedbacken på samma sätt till alla dina medarbetare, på det sätt som du själv föredrar, så riskerar du att de som inte är som du tappar förtroende för dig. Och om alla dina medarbetare är som du så behöver du differentiera din arbetsgrupp för att få den mer effektiv.

Leda på distans – extremfallet

Att leda på distans kan se väldigt olika ut. I det extrema fallet har du medarbetare utspridda över hela världen. Här blir lyhördhet extra viktigt. Ibland får ett möte bli flera, anpassat efter deltagarnas tidzoner. Du behöver sätta dig in i vad arbetsrätten säger för varje land där de verkar och även din egen så du inte bryter mot dygnsvilan.

Ha också stor respekt för vad som gäller kulturellt och ta reda på vilka normer som är självklara för dem på just den platsen. På så sätt underlättar du relationsbyggandet och undviker onödiga missförstånd. Viktigt att känna till även om du självklart leder med företagets värderingar som grundstomme.

Med stora geografiska och kulturella avstånd blir det också extra viktigt att leda och kommunicera genom att exempel. Och upprätta det retoriker kallar rapport genom att spegla dem du leder. Märker du att alla andra har möten från cafér för att det är där de får fri wifi, då finns det en poäng med du själv sätter dig på närmsta fik vid nästa distansmöte. Samma fysiska avstånd, men känslomässigt kom ni genast varandra närmare. Det är så du blir en mästare på att leda på distans! 

Kika in vår utbildning om ledarskap på distans.